INTRODUÇÃO

A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, Lei nº 13.709/2018, é o normativo que reúne informações importantes sobre a legislação brasileira que regula as atividades de tratamento de dados pessoais. A lei vale para meios online e offline.

A lei coloca o cidadão na figura de titular de seus dados. A norma impõe regras aos setores público e privado, que se tornam, responsáveis por todo ciclo de um dado pessoal na organização: coleta, tratamento, armazenamento e exclusão.

O 5º Registro Civil das Pessoas Naturais do Rio de Janeiro –  preza pelos direitos à privacidade, autodeterminação informativa, liberdade de expressão, informação, comunicação, opinião, inviolabilidade da intimidade, honra e imagem, livre iniciativa, dignidade e o exercício da cidadania de seus clientes/clientes, realizando a coleta, tratamento, armazenamento e exclusão de dados pessoais com transparência, segurança e eficácia, no intuito de cumprir sua finalidade pública com excelência e segurança jurídica.

Por meio desta Política de Privacidade, o º Registro Civil das Pessoas Naturais do Rio de Janeiro – 5o RCPN-RJ divulga suas principais diretrizes, políticas, princípios, normas e compromissos. 

1. ATUALIZAÇÕES

Este documento encontra-se disponível na serventia, na rede interna do cartório , arquivado em biblioteca de arquivos. A Política de Privacidade é disponibilizado às partes interessadas, e, o 5º. RCPN-RJ se reserva o direito de altera-lo, a qualquer tempo, a critério do Oficial do cartório/Controlador, de modo a refletir avanços tecnológicos, mudanças na legislação ou normas regulatórias e boas práticas.

Todas as alterações entram em vigor imediatamente após a publicação.

1.1 HISTÓRICO DAS ATUALIZAÇÕES

2. SOBRE A POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Quando ocorre a solicitação e/ou realização de um serviço no 5º. RCPN-RJ são fornecidos alguns dados pessoais com o objetivo de viabilizar a realização do serviço. Esta serventia preza pelos direitos à privacidade, autodeterminação informativa, liberdade de expressão, informação, comunicação, opinião, inviolabilidade da intimidade, honra e imagem, livre iniciativa, dignidade, o exercício da cidadania de seus clientes/clientes, e, por isso, foi elaborado este documento para, com transparência, esclarecer acerca da coleta, tratamento, armazenamento e exclusão de dados pessoais; sua natureza e finalidade da coleta e quais são as medidas aplicadas para mantê-los seguros, com observância das diretrizes estabelecidas pela Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados), pelo Provimento nº 74/2018, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ e demais normativos que regulamentam a matéria. Além disso, os titulares dos dados são informados, através desta política, sobre seus direitos.

O 5º. RCPN-RJ disponibiliza atendimento presencial e eletrônico, nas plataformas online e, por isso, este Manual LGPD – Política de Privacidade se aplica aos dados pessoais coletados pelos meios online e offline.

O cliente/cliente que decidir fornecer seus dados pessoais, necessários a prática de qualquer serviço realizado por esta serventia, declara estar ciente e concordar com os termos aqui descritos. A concordância com esta Política de Privacidade é indispensável à utilização dos serviços oferecidos pelo 5º RCPN.

3.  CONTROLADOR, OPERADOR E ENCARREGADO DE PROTEÇÃO DE DADOS

3.1 IDENTIFICAÇÃO DO CONTROLADOR

O controlador que, segundo a LGPD é a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais, tais como as finalidades e os meios do tratamento, é identificado como o Oficial do Cartório – Alan Borges, que está disponível através do e-mail:faleconosco@cartoriocopacabana.com.br

3.2 ENCARREGADO DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

O Encarregado de Proteção de Dados (DPO) nomeado pelo Controlador, conforme Termo de aceite e posse do encarregado, datado de 29/04/2021, é o substituto legal – Nilson , que está disponível através do e-mail: encarregado@cartoriocopacabana.com

3.3      IDENTIFICAÇÃO DO OPERADOR

O operador que, segundo a LGPD e quem realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador, poderá ser identificado por diversos prestadores de serviços contratados pelo Cartório, a fim de realizar processos inerentes aos serviços do Cartório ou para a efetiva gestão da Serventia. Sempre que, houver uma contratação para estes fins, o Cartório exigirá da empresa contratada (Operador) a adoção dos meios técnicos necessários para garantir a observância dos princípios que regem o tratamento dos dados pessoais, especificados no art. 6º da LGPD.

4. COLETA E TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS

Os dados pessoais podem ser coletados de forma automática, com o objetivo de conferência, monitoramento e controle ou fornecidos diretamente pelo cliente/cliente, ao solicitar algum serviço.

Os tratamentos de dados podem ser realizados pessoalmente e/ou por sistema informatizado, nas diversas etapas dos serviços prestados pelo 5º RCPN-RJ, tais como, o acesso, a recepção, a classificação, a utilização, a modificação, a eliminação, a reprodução, a transmissão, a distribuição, o processamento e o arquivamento.

4.1 TIPOS DE DADOS COLETADOS E FINALIDADES

A menos que especificado de outra forma, todos os dados solicitados pelo 5º RCPN-RJ são obrigatórios e o não fornecimento desses dados pode impossibilitar a prestação dos serviços por parte da serventia.

Para a maioria dos serviços prestados pelo 5º RCPN-RJ são coletados, no mínimo, os dados pessoais abaixo, além dos dados necessários à prática de cada ato especifico, visando o cumprimento de disposições legais, normativas ou baseadas no consentimento do cliente.

• Nome completo;
• Número de CPF;
• Endereço de e-mail;
• Número de celular;
• Data de nascimento;
• Naturalidade e Nacionalidade, quando cabível;
• Estado civil;
• Filiação;
• Dados referentes a endereço;
• Assinatura

Os dados coletados têm a função de:

• Qualificação das partes;
• Dados bancários para devolução de valores de serviços não prestados;
• Dados para envio de comunicações, notificações e intimações sobre serviços solicitados;
• Transmissão de atos para o TJRJ e/ou Órgãos Públicos;
• Emissão e envio de selo digital no site do TJRJ;
• Comunicação à Receita Federal, ao SIRC e demais Órgãos Públicos;
• Acompanhamento do processo, envio dos pedidos às demais centrais e aos cartórios destinatários;
• Formação de base de pesquisas de registros em nome do titular, bem como acesso a visualização dos mesmos

A finalidade da coleta dos dados de número de telefones e endereço de e-mail é para comunicações/notificações pela serventia, quando for necessário comunicar o cliente/cliente de fato relevante sobre a movimentação de serviços solicitados.

O cliente que não consentir com a disponibilização das informações dos dados de número de telefones e endereço de e-mail, deverá entrar em contato com a serventia para tomar conhecimento do andamento dos serviços solicitados ou vinculados a sua pessoa, nos canais de atendimento disponíveis na serventia.

4.2 DADOS PESSOAIS DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

O tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes, destinado à prática dos atos registrais será realizado com o consentimento específico dado por, pelo menos, um dos pais ou pelo responsável legal e será promovido de forma a atender sua finalidade pública, com o objetivo de cumprir atribuições legais e normativas do serviço público, devendo seguir todas as diretrizes descrita nesta Política.

A LGPD, em seu artigo 14, relata que poderão ser coletados dados pessoais de crianças e adolescentes sem o consentimento quando a coleta for necessária para contatar os pais ou o responsável legal, utilizados uma única vez e sem armazenamento, ou para sua proteção, e em nenhum caso poderão ser repassados a terceiro sem o consentimento.

4.3. MINIMIZAÇÃO DE DADOS

Os dados coletados pela serventia são adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para as quais são armazenadas.

Informações que poderão ser coletadas mesmo que o cliente/cliente não esteja cadastrado no site durante a navegação na plataforma:

• Endereço de IP;
• Informações sobre o dispositivo utilizado para a navegação;
• Produtos e categorias pesquisados ou visualizados;
• Contagem de visualizações;
• Páginas visitadas em outros sites.

5. COMPARTILHAMENTO DE INFORMAÇÕES E DADOS PESSOAIS

É da natureza dos serviços públicos prestados pelas serventias, a publicidade dos atos praticados registrados em seus livros, ressalvadas raras exceções, devendo ser extraídas na forma do que dispõe a Lei 8.935.

Os dados coletados poderão ser compartilhados ou transferidos, em situações amparadas por lei ou por determinação legal ou judicial. Por exemplo:

• Para manter a integração com os órgãos e associações;
• Para cumprimento de determinação legal ou judicial (exemplo Certidões)
• Para investigar ocorrência de possíveis crimes;

Sempre que ocorrer um evento desta ordem, o compartilhamento será feito em conformidade com a legislação de proteção de dados pessoais em vigor.

Os dados coletados poderão, também, ser compartilhados com parceiros desta Serventia, para fins de:

• Dados de pagamento com empresas processadoras de pagamento com as quais trabalha, que poderão ser utilizados tão somente para a finalidade de processamento do pagamento;
• Fornecedores dos serviços sob contrato que colaboram em partes de nossas operações comerciais; (prevenção contra fraude, atividades de cobrança, marketing, serviços de tecnologia). Nossos contratos determinam que esses fornecedores de serviço só usem suas informações em relação aos serviços que realizam para nós, e não em benefício próprio;
• Redes sociais, tais como o Whatspapp, Facebook, Instagran, Linkedin, quando o cliente interagir ou se conectar com o 5º RCPN-RJ por meio de tais plataformas.

O 5º RCPN-RJ se compromete a não compartilhar dados pessoais, por via gratuita ou comercial, salvo nas hipóteses de cumprimento de obrigações legais ou mediante autorização judicial.

5.1.  COMPARTILHAMENTO E TRANFERÊNCIA INTERNACIONAL DOS DADOS PESSOAIS

Excepcionalmente e somente quando o serviço registral o exigir, pela sua natureza, ou quando determinado por lei ou decisão judicial, esta Serventia poderá compartilhar ou realizar a transferência internacional de dados pessoais.

 6. DIREITO DOS CLIENTES (TITULARES DOS DADOS PESSOAIS)

O tratamento dos dados pessoais nesta serventia é realizado de forma transparente, lícita e de boa-fé, de acordo com os artigos 6º, 7º, 11 e 14, da Lei n° 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

Os titulares dos dados têm o direito de acesso aos seus dados pessoais e quaisquer solicitações feitas para a serventia, conforme Art. 20 da LGPD, ressalvado o disposto no artigo 16 da Lei 6.015/73.

Para os titulares dos dados pessoais exercerem seu direito, devem entrar em contato com o Encarregado de Proteção de Dados (DPO) através do e-mail: encarregado@cartoriocopacabana.com

O encarregado realizará o primeiro contato em até 2 dias uteis após o recebimento da solicitação e responderá a solicitação dos titulares dos dados em até 10 dias úteis por e-mail.

Todas as solicitações serão tratadas de forma gratuita, e serão submetidas a uma prévia avaliação da sua identidade e da viabilidade do atendimento, a fim de cumprir com eventuais obrigações que impeçam o completo atendimento das requisições dos titulares de direito.

A LGPD garante ao Titular dos dados pessoais, os seguintes direitos:

• Confirmação da existência de tratamento de dados;
• Acesso aos seus dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto nesta Lei;
• Eliminação dos dados pessoais tratados no âmbito e nos limites técnicos das atividades, salvo, quando autorizada a conservação para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Solicitação de informação sobre o compartilhamento de dados;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
• Revogação e/ou modificação do consentimento
• Direito à limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades;
• Permitir ou negar os cookies que não são necessários para o funcionamento do site.

É importante compreender que o 5º RCPN-RJ, como Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais e de Interdições e Tutelas, observa a regra legal da publicidade, o que pode mitigar o exercício de alguns direitos.

7. ARMAZENAMENTO (RETENÇÃO) E EXCLUSÃO DOS DADOS PESSOAIS

Os dados coletados e armazenados pelo 5º RCPN-RJ têm como finalidade o exercício de atividades registrais de sua competência.

Todos os dados armazenados nesta Serventia são protegidos de acordo com o Provimento nº 74/2018, do CNJ, CGJ, e Lei nº 13.709/ 2018 (LGPD) e demais normativos que regulamentam a matéria.

O armazenamento dos dados se mantem durante o tempo necessário para a execução das atividades registrais, sendo que nos livros oficiais os dados serão preservados, em cumprimento à sua finalidade pública, prevista na Lei n° 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos).

Os dados pessoais são armazenados, no mínimo, durante todo o período que for previsto na legislação vigente, findo o qual poderá ocorrer a exclusão dos dados pessoais com observância dos métodos de descarte seguro, ou, alternativamente poderão ser utilizados, de forma anonimizada, para fins estatísticos.

Ainda quando cabível a exclusão, mesmo quando solicitada pelo titular dos dados, o 5º RCPN-RJ poderá reter alguns ou todos os dados pessoais por períodos adicionais e até eternamente, para cumprimento de obrigações legais ou regulatórias; para o exercício regular de direito da serventia ou dever legal; eventuais ações judiciais ou auditoria de diversas naturezas; e, ainda, outras finalidades amparadas na legislação, que justifiquem a retenção destes dados, em especial, em razão da natureza da atividade registral e da aplicação dos princípios constitucionais da legalidade e da publicidade.

8. PRIVACIDADE DO CLIENTE

A entrada de dados pessoais do cliente/cliente no atendimento e no site da serventia, no banco de dados e cadastros trafegam de forma segura, com uso de processos de criptografia e outros mecanismos de segurança. O 5º RCPN-RJ se compromete a utilizar os melhores sistemas de proteção a sua disposição para proteger os dados sob sua guarda.

A serventia emprega todos os esforços para manter a integridade e a confidencialidade das informações que lhe são fornecidas.

As notificações dos pedidos ou solicitações necessárias ocorrerão através do e-mail fornecido ao realizar o protocolo, considerando que a coleta e envio dessas mensagens visam garantir o interesse do cliente/cliente.

O site poderá oferecer acesso a links e frames de outros sites cujos conteúdos e políticas de privacidade não são de responsabilidade do 5º RCPN-RJ. Assim, a serventia recomenda que, ao serem redirecionados para sites externos, os clientes/clientes consultem sempre as respectivas políticas de privacidade antes de fornecerem seus dados ou informações.

 O acesso às informações e dados pessoais coletadas é restrito aos colaboradores do 5º RCPN-RJ e pessoas autorizadas para este fim. Colaboradores e/ou pessoas autorizadas que se utilizarem indevidamente dessas informações, ferindo esta Política de Privacidade, estarão sujeitos às penalidades previstas, sem exclusão das demais medidas legais cabíveis.

9. SEGURANÇA DOS DADOS

O 5º RCPN-RJ implementou e continuará implementando as melhores práticas e medidas técnicas e administrativas, inclusive mecanismos de criptografia e firewall  para proteger os dados pessoais de acessos não autorizados ou qualquer forma de tratamento inadequado e de situações acidentais ou ilícitas, de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, como previsto nos §§ 1º e 2º do art. 46 da LGPD e no Provimento CNJ nº 74/2018, além de implementar políticas de confidencialidade, integridade e compliance, bem assim, controles de segurança a seu alcance. Contudo, é cediço que nenhuma plataforma, sistema ou arquivo eletrônico e/ou físico é completamente seguro.

O acesso às informações e dados pessoais coletados é restrito aos prepostos do controlador e operadores no âmbito registral e administrativo. Internamente, os dados pessoais coletados são acessados somente por profissionais devidamente autorizados, respeitando os princípios da proporcionalidade, necessidade e relevância para os objetivos dos serviços prestados nesta Serventia, além do compromisso de confidencialidade e preservação da sua privacidade nos termos desta Política.

9.1 ACESSO AOS DADOS

O 5º. RCPN-RJ possui controle interno do acesso aos dados pessoais armazenados e todos os procedimentos executados pelos colaboradores são documentados. Os colaboradores recebem periodicamente treinamentos técnicos e comportamentais a fim de fomentar o correto uso de todas as ferramentas colocadas à sua disposição para execução das atividades registrais.

9.2 VIOLAÇÃO DE DADOS PESSOAIS

No caso de uma violação de dados pessoais, a serventia deverá prontamente avaliar o risco para os direitos e liberdades das pessoas e, se entender apropriado, informar essa violação à autoridade competente.

10. COOKIES E TECNOLOGIAS DE MONITORAMENTO

Para a utilização do site desta Serventia e demais atendimentos remotos (whatsapp, direct do instagram etc.) é imprescindível a concordância a esta Política de Privacidade.

O 5º RCPN-RJ pode utilizar certas tecnologias de monitoramento para coletar as informações das atividades realizadas nas plataformas de forma automatizada. As informações coletadas por meio de tais tecnologias são utilizadas para realizar métricas de performance do aplicativo, identificar problemas no uso, captar o comportamento dos clientes de forma geral e coletar dados de impressão de conteúdo.

Algumas das tecnologias que poderão estar presentes no site:

• Cookies: cookie é um pequeno arquivo adicionado ao dispositivo do Cliente para fornecer uma experiência personalizada de acesso à plataforma. Os cookies ajudam a analisar o tráfego de internet e nos permite saber quando o Cliente visitou um site específico. Um cookie não dá acesso a um computador ou revela informações além dos dados que o cliente escolhe compartilhar.
• Pixels: pixels são partes do código JavaScript instalados adicionados nas aplicações, websites ou no corpo de um e-mail, com a finalidade de rastrear coletar informações sobre as atividades dos clientes, permitindo a identificação dos seus padrões de acesso, navegação, interesse e solicitação de serviços utilizados para otimizar o direcionamento de conteúdo.
• Web beacon: web beacon é uma técnica que permite mapear quem está visitando uma determinada página da web, identificando o comportamento do cliente com diferentes sites ou servidores da web.
• Ferramentas de analytics: essas ferramentas podem coletar informações sobre a forma como os Clientes visitam o site ou outros aplicativos, quais páginas eles visitam e quando visitam tais páginas, outros sites que foram visitados antes, entre outras.

Devido ao constante avanço tecnológico, mudanças nas legislações, normas regulatórias e boas práticas, esta Política de Privacidade está sujeita a alterações, razão pela qual recomenda-se sua consulta periódica.